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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Terminplaner, der unser Team bei der Organisation und Verwaltung von Terminen unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für die effiziente Planung, Koordination und Überwachung von Terminen für Einzelpersonen, Teams oder ganze Abteilungen verantwortlich. Sie arbeiten eng mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern zusammen, um sicherzustellen, dass alle Termine reibungslos ablaufen und keine Überschneidungen oder Konflikte entstehen. Zu Ihren Aufgaben gehört es, Kalender zu pflegen, Termine zu bestätigen, Änderungen zu kommunizieren und bei Bedarf Alternativen zu finden. Sie sind die zentrale Schnittstelle für alle terminbezogenen Anfragen und tragen maßgeblich dazu bei, dass Arbeitsabläufe effizient und strukturiert bleiben.
Ein Terminplaner sollte über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Genauigkeit und Zuverlässigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten verfügen. Sie nutzen moderne Softwarelösungen zur Terminverwaltung und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick. Diskretion und Vertraulichkeit sind in dieser Position ebenso wichtig wie Flexibilität und die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen die Vorbereitung von Besprechungsräumen, die Koordination von Reiseplänen, die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern sowie die Unterstützung bei administrativen Aufgaben. Sie tragen dazu bei, die Produktivität des Teams zu steigern und einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten.
Wenn Sie Freude an der Organisation haben, gerne mit Menschen kommunizieren und Herausforderungen lösungsorientiert angehen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung als Terminplaner.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination und Verwaltung von Terminen und Kalendern
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Vorbereitung und Organisation von Besprechungen
- Überwachung und Aktualisierung von Terminplänen
- Bearbeitung von Terminänderungen und -absagen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben
- Pflege von Kontaktdaten und relevanten Informationen
- Organisation von Reiseplänen und Unterkünften
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs aller Termine
- Dokumentation und Nachverfolgung von Terminanfragen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Terminplanung oder im Sekretariat von Vorteil
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und Terminverwaltungssoftware
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Terminplanung?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Terminänderungen um?
- Welche Software zur Terminverwaltung haben Sie bereits genutzt?
- Wie stellen Sie sicher, dass keine Terminüberschneidungen entstehen?
- Wie priorisieren Sie mehrere gleichzeitige Anfragen?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
- Welche Rolle spielt Diskretion für Sie in dieser Position?
- Wie kommunizieren Sie mit schwierigen Gesprächspartnern?
- Welche administrativen Aufgaben haben Sie bisher übernommen?
- Warum möchten Sie als Terminplaner arbeiten?
